ODT� i�erisinde payla��lan i� s�re�lerinin, bilgi kaynaklar�n�n, dok�manlar�n�n ve kay�tlar�n�n merkezile�tirilmesi i�in ODT�'n�n b�t�n dok�man/evraklar� ile ilgili i�lemlerinin elektronik ortamda yarat�lmas�, i� ak��lar�ndaki i� s�re�lerinin y�netilmesi, saklanmas� ve ar�ivlenmesini kapsayan Elektronik Dok�man ve Evrak Y�netim Sistemi projesinin ilk ad�mlar� ge�ti�imiz aylarda at�lm��t�r. Bu yaz�m�zda bu proje hakk�ndaki genel kavramlar� vermeye �al��aca��z.

�ncelikle Elektronik Dok�man ve Evrak Y�netim Sistemi i�inde kullan�lan tan�mlar ve k�saltmalara bir g�z atal�m:

EDYS: Elektronik Dok�man ve Evrak Y�netim Sistemi'dir. ODT�'n�n b�t�n dok�man/evrak i�lemlerinin elektronik ortamda yarat�lmas�, i� ak��lar�n�n takibi, y�netilmesi, depolanmas� ve ar�ivlenmesi amac�yla kullan�lacakt�r.

Ya�am D�ng�s�: Dok�man/evrak�n EDYS i�inde 'Dok�man Yakalama ve Yaratma ��lemleri' a�amas�ndan ba�lay�p 'Ar�ivde' saklanmas�na kadar olan evreleri kapsar.

Versiyon (Version): Uyarlama, s�r�m, k���k hatalar� d�zeltme.

Yay�m (Release): Yeni �zellikler ilave edilerek belli bir olgunlu�a eri�mi�, da��t�ma haz�r.

OCR: Optik Karakter Tan�ma (Optical Character Recognition).

EDI (Electronic Data Interchange): Standart bir formda yaz�lm�� olan bilgilerin bilgisayarlar aras�nda aktar�m� ve otomatik olarak yorumlan�p i�lenebilmesi.

e-��: Elektronik ortamda tan�ml� olan i� s�re�leri do�rultusunda dok�man/evrak al��veri�i yap�labilmesi, i�lerin y�r�t�lebilmesi i�in i�lemlerin web �zerinden ger�ekle�tirilmesidir.

Check-out: EDYS'den d��ar�ya dosya ��kartmak.

Check-in: EDYS'nin i�erisine dosya almak.

Dok�man: Evrak, mektup gibi bilgilerin ka��t formunda veya not, foto�raf, rapor, faks nesnesi, resim, elektronik dosya gibi yap�sal olan ya da olmayan formlarda olabilir ki; bu formlar�n hepsi de birer medya olan varl�klard�r (entity). Dok�manlar�n �zerinde de�i�iklik yap�lmas�na eri�im yetkileri do�rultusunda izin verilir.

Belge: Dok�mandan fark�, de�i�tirilmesine izin verilmemesidir.

Evrak: Kamu, �zel Kurum ve kurulu�lar� aras�nda veya ger�ek ve t�zel ki�ilerle ileti�im kurmak i�in yaz�lan resmi yaz�, belge ve elektronik belgedir.

Elektronik �mza Kanunu: 15.01.2004 tarihinde kabul edilen ve elektronik imzan�n hukuki ve teknik y�nleri ile kullan�m�na ili�kin esaslar�n� d�zenleyen 5070 say�l� Kanun'dur.

EDYS S�zl���: EDYS i�erisinde kullan�lan kelime ve kavramlar�n anlam b�t�nl���n� sa�lamak amac� ile kullan�lacak s�zl�kt�r.

Birlikte �al��abilirlik Rehberi: Ba�bakanl�k taraf�ndan haz�rlanan ve birlikte �al��abilirlik esaslar�n� d�zenleyen rehberdir.

Standart Dosya Plan�: 25.03.2005 tarih ve 25766 say�l� Resmi Gazete'de yay�mlanarak, y�r�rl��e konulan 2005/7 say�l� "Standart Dosya Plan�" konulu Ba�bakanl�k Genelgesidir.

Haberle�me Kod Sistemi: Kamu kurum ve kurulu�lar�nda evrak�n geldi�i ve gitti�i yerin belirlenmesini sa�lamaya y�nelik olarak Ba�bakanl�k taraf�ndan haz�rlanan 13.08.1991 tarih ve 1991/17 say�l� genelgedir.

TS 13298 standard�: 16.07.2008 tarih ve 26938 say�l� Resmi Gazetede yay�nlanan Ba�bakanl�k genelgesinde belirtilmi� olan TS 13298 say�l� Elektronik Belge Y�netimi Standard�'d�r.

Elektronik Belge Y�netimi Sistem Kriterleri Referans Modeli (v.2.0): e-T�rkiye Projesi kapsam�nda �lkemizde y�r�t�len �al��malar neticesinde, "2005/5 say�l� Y�ksek Planlama Kurulu Karar� ve Eki e-D�n���m T�rkiye Projesi Eylem Plan�"n�n 37. eyleminde, elektronik ortamlarda �retilecek, kay�t alt�na al�nacak, ba�ka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerekti�inde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kay�t, iletim, payla��m, imha ve g�venlik a��lar�ndan tabi olacaklar� usul ve esaslar ile kurumlarda olu�turulacak elektronik kay�t sistemlerinin birbirleriyle uyumlu i�lemesi ve etkin bir �ekilde y�netilmesine ili�kin asgari standartlar�n belirleyen Devlet Ar�ivleri Genel M�d�rl��� proje ekibi taraf�ndan haz�rlanan modeldir.

Resmi Yaz��malarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakk�nda Y�netmelik: Elektronik Belge ve Elektronik �mza tan�mlar� ile resmi yaz��malarda Bili�im Sistemlerinin kullan�m�na ili�kin d�zenlemelerin yer ald���, 03.12.2004 tarihli, 25659 say�l� Resmi Gazetede yay�mlanarak y�r�rl��e giren Y�netmeliktir.

Birlikte �al��abilirlik: Yaz�l�mlar�n, sistemlerin, cihazlar�n veya i� s�re�lerinin, belli bir ortak i�i ger�ekle�tirmek amac�yla birlikte �al��abilme; yani iki ya da daha �ok say�da sistem veya unsurun bilgi al��veri�i yapabilme, bilgiyi kullanabilme, ileti�im kurabilme, program �al��t�rabilme ve veri aktar�m� yapabilme yetene�idir.

Kamu Kurumlar� �nternet Sitesi K�lavuzu: 27 Ocak 2007 tarihinde 2007/4 numara ile 26416 say�l� Resmi gazetede yay�nlanan genelgede, e-D�n���m T�rkiye Projesi �al��malar� kapsam�nda 2003/48 say�l� Ba�bakanl�k Genelgesi ile uygulamaya konulan kamu kurum ve kurulu�lar�n�n �nternet sitelerinde asgari d�zeyde i�erik ve tasar�m uyumunun sa�lanmas�na y�nelik olarak haz�rlanm��t�r.

ISO/IEC 27001: Bili�im Teknolojilerinde Bilgi G�venli�i Y�netim Sistemi'ni (BGYS) kurmak, geli�tirmek, i�letmek, izlemek, g�zden ge�irmek, s�rd�rmek ve iyile�tirmek i�in bir model olu�turmak amac�yla haz�rlanan bilgi g�venlik y�netim standard�d�r.

ISO-15489 Belge Y�netimi Standard�: �zel sekt�r ve kamu sekt�r�ndeki i� ve d�� kullan�c�lar taraf�ndan �retilen belgelerin y�netilmesine rehberlik edecek bilgileri i�eren standartd�r.

ISO/IEC 11179 Bilgi Teknolojisi Veri Elemanlar�n�n �zellikleri ve Standardizasyonu: Veri elemanlar�n�n niteliklerinin, uygulama sistemleri, veri tabanlar�, veri de�i�im mesajlar� vb. i�indeki kullan�mdan ba��ms�z olarak, temel niteliklerinin bir k�mesi ile s�n�rland�r�ld���; veri eleman� s�zl�klerinin tarifi, �zelli�i ve kapsam� ile, uygulama esasl� veri modellerinin, veri tabanlar� ve veri de�i�imine ait mesaj tiplerinin tasar�m ve �zelliklerininin kapsand��� standartd�r.

ISO/IEC 26300:2006 Information Technology - Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.0: ISO/IEC 26300:2006, ofis uygulamalar� ve uygulama semantikleri i�in XML �emas� tan�mlayan bir standartt�r.

ISO/IEC 29500:2008 Information technology - Document description and processing languages - Office Open XML File Formats: Temeller ve ��aretleme Dili Referans� (Fundamentals and Markup Language Reference), A��k Paketleme D�zenlemeleri (Open Packaging Conventions), ��aretleme Uyumlulu�u ve Geni�letilebilirli�i (Markup Compatibility and Extensibility) ve Ta��nma �zellikleri (Transitional Migration Features) olmak �zere d�rt b�l�mden olu�an standartt�r.

EDYS projesi kurumsal olarak a�a��daki �zelliklere sahiptir:

• Lokasyon deste�i
• Paraf ve onay i�lemleri
• Vekalet i�lemleri
• Versiyon takibi
• Standart dosya plan�
• TS13298 T�rk Standard�

EDYS Projesi a�a��daki alt mod�llerden olu�maktad�r:

• Dok�man/Evrak Y�netimi
• Kullan�c� Y�netimi
• Dok�man Raporlama Y�netimi
• Dok�mantasyon ve Yard�m
• �� Ak��lar� Y�netimi
• �ablon/Form Ak��� ve Form Y�netimi
• e-Devlet Uygulamalar� (e-�mza)
• Tarama ve Faks Yaz�l�mlar� ile Entegrasyonu
• Ar�iv Y�netimi
• G�venlik ve Gizlilik Y�netimi

�imdi de bu mod�lleri k�saca inceleyelim:

Dok�man/Evrak Y�netimi Mod�l�;

Evrak Mod�l�;

• ODT� taraf�ndan ger�ekle�tirilen t�m resmi yaz��malar�n yap�ld��� mod�ld�r. Ka��t ortamda gelerek kayda al�nan veya yeni bir yaz��ma olarak EDYS i�inden �retilen t�m evraklar; ilgili birimlere sevk edilebilmekte, depolanabilmekte, arama �zelli�i ile bulunabilmekte ve raporlanabilmektedir.
• EDYS i�inde dok�manlar kurumsal ve standart dosya planlar�na uygun olarak ar�ivlenmekte ve tan�mlanm�� olan metadatalar �zerinden veya tam-metin arama ile geli�mi� arama yap�larak bilgiye h�zl� ve etkin bir eri�im sa�lanmaktad�r. Dok�manlar �ifreli olarak dok�man ambar�nda saklanabilmekte ve belgelere sadece yetkiler dahilinde eri�ilebilmektedir.
• Evrak ak��lar� i� ak�� tasar�m arac� ile elektronik ortama aktar�lmakta ve i� ak��lar�nda bir sonraki sevk ad�m�n� belirleyen �artlar dinamik olarak tan�mlanabilmektedir.
• Farkl� evrak t�rlerinin kendilerine �zg� veriler ile ar�ivlenebilmesi ve sorgulanabilmesi sa�lanmaktad�r.
• Evrak haz�rlama a�amas�nda yaz��ma metni, MS Office ve OpenOffice.org destekli, kullan�m� kolay dahili metin edit�r� ile formatl� bir �ekilde olu�turulabilir. Haz�rlanan yaz��ma tasla��, gerekli onaylar�n al�nmas� i�in; tan�mlanan i� ak���na g�re otomatik olarak ilgili makam veya personele g�nderilir. Onay a�amas�nda, yaz��ma metni �zerinde yap�lan her t�rl� de�i�iklik, yeni bir versiyon olarak sistemde saklan�r ve yap�lan de�i�ikliklerin izlenebilmesi sa�lan�r.
• Sevkin her a�amas�nda, sevk ge�mi�i detayl� ve grafiksel olarak g�r�nt�lenebilmektedir. Evrak; onay i�lemleri tamamland�ktan sonra, evrak say� havuzundan tekil bir say� al�r ve tan�ml� ��kt� �ablonu kullan�larak ��k��a haz�r bir evrak haline d�n��t�r�l�r.

Dok�man Mod�l�;

• Veri, resim, ses, video vb. formatlar�ndaki t�m dok�manlar�n, her kullan�c� i�in; kendi belirledi�i �zel klas�rlerde tutulmak �zere, sisteme aktar�larak g�venli bir �ekilde sakland��� mod�ld�r.
• T�m dok�manlar sistemde tutuldu�undan, kullan�c� bilgisayarlar�nda herhangi bir dosya saklanmas�na gerek kalmamaktad�r. �htiya� halinde dok�manlar di�er kullan�c�lar ile sistem �zerinden payla��labilmekte ve i� ak���na dahil edilebilmektedir.
• MS Office ve OpenOffice.org destekli dahili edit�r kullan�larak yaz��malar yap�labilmektedir. Yaz�lara ait ek belgeler de eklenebilmektedir. Her evrak i�in versiyon takibi yapabilmekte ve versiyonlar aras�ndaki farklar kontrol edilebilmektedir.

Ar�iv Mod�l�;
Ar�iv stratejileri kapsam�nda, zaman a��m�na u�ram�� veya g�ncelli�ini yitirmi� dok�manlar�n ay�klanarak; g�ncel evraklardan ayr� olarak y�netildi�i mod�ld�r.

Form Mod�l�;
Yaz��malarda ve ekran tasar�mlar�nda kullan�lacak t�m formlar�n, �ablonlar�n ve raporlar�n dinamik olarak tan�mland��� ve sisteme eklendi�i mod�ld�r.

Duyuru Mod�l�;
Kullan�c�lar� �e�itli konularda bilgilendirmek ve/veya uyarmak amac�yla kullan�lan mod�ld�r. Bir duyuru yap�ld��� andan itibaren ge�erlili�i bitene kadar kullan�c� ekran�nda listelenir. Duyurular, �nem ve �nceliklerine g�re farkl� renkle vurgulanarak ve �st s�rada g�r�nt�lenerek kullan�c�n�n dikkati �ekilir.

Mesaj Mod�l�;
Uygulama i�inde kullan�c�lar�n birbirleri ile haberle�mesini ve bilgi payla��m�n� sa�layan mod�ld�r. Uygulama taraf�ndan g�nderilen sistem mesajlar� da yine bu mod�lden takip edilebilmektedir.

�� Ak�� Mod�l�;
Resmi evraklar�n ve di�er dok�manlar�n ODT� i�inde izleyecekleri sevk ad�mlar�n�n g�rsel olarak tasarland��� mod�ld�r. Bu mod�l arac�l��� ile:

• Standart i� ak��lar� olu�turulabilmekte,
• Onay ve red a�amalar� tan�mlanabilmekte,
• Ak��lar aktif/pasif hale getirilebilmekte,
• Aktif ak�� i�in yeni versiyonlar �retilebilmekte,
• Ak�� ad�mlar�na g�rev atanabilmektedir.

Y�netim Mod�l�;
Uygulaman�n �al��mas� i�in gerekli t�m parametre ve bilgilerin tan�mland��� ve yetkilendirme i�lemlerinin ger�ekle�tirildi�i mod�ld�r. Uygulaman�n dinamik altyap�s�n�n �al��mas�n� sa�lamaktad�r.

EDYS UYGULAMASININ TEKN�K �ZELL�KLER�

EDYS uygulamas� web tabanl� bir uygulama olup, 3 katmanl� mimaride geli�tirilmi� ve Java Servlet/JSP/JSF teknolojileri kullan�larak kodlanm��t�r. Veritaban� eri�imi i�in Hibernate teknolojisi kullan�lmaktad�r.

2010 y�l�n�n May�s ay�nda yap�lacak tan�t�m sunular�ndan sonra "Boya Badana Tadilat" formu ve "Ta��t �steme" formunun devreye al�nmas� ile pilot uygulaman�n ba�lat�lmas� planlanm��t�r.

Bahar �eng�n