ODTÜ içerisinde paylaşılan iş süreçlerinin, bilgi kaynaklarının, dokümanlarının ve kayıtlarının merkezileştirilmesi için ODTÜ'nün bütün doküman/evrakları ile ilgili işlemlerinin elektronik ortamda yaratılması, iş akışlarındaki iş süreçlerinin yönetilmesi, saklanması ve arşivlenmesini kapsayan Elektronik Doküman ve Evrak Yönetim Sistemi projesinin ilk adımları geçtiğimiz aylarda atılmıştır. Bu yazımızda bu proje hakkındaki genel kavramları vermeye çalışacağız.

Öncelikle Elektronik Doküman ve Evrak Yönetim Sistemi içinde kullanılan tanımlar ve kısaltmalara bir göz atalım:

EDYS: Elektronik Doküman ve Evrak Yönetim Sistemi'dir. ODTÜ'nün bütün doküman/evrak işlemlerinin elektronik ortamda yaratılması, iş akışlarının takibi, yönetilmesi, depolanması ve arşivlenmesi amacıyla kullanılacaktır.

Yaşam Döngüsü: Doküman/evrakın EDYS içinde 'Doküman Yakalama ve Yaratma İşlemleri' aşamasından başlayıp 'Arşivde' saklanmasına kadar olan evreleri kapsar.

Versiyon (Version): Uyarlama, sürüm, küçük hataları düzeltme.

Yayım (Release): Yeni özellikler ilave edilerek belli bir olgunluğa erişmiş, dağıtıma hazır.

OCR: Optik Karakter Tanıma (Optical Character Recognition).

EDI (Electronic Data Interchange): Standart bir formda yazılmış olan bilgilerin bilgisayarlar arasında aktarımı ve otomatik olarak yorumlanıp işlenebilmesi.

e-İş: Elektronik ortamda tanımlı olan iş süreçleri doğrultusunda doküman/evrak alışverişi yapılabilmesi, işlerin yürütülebilmesi için işlemlerin web üzerinden gerçekleştirilmesidir.

Check-out: EDYS'den dışarıya dosya çıkartmak.

Check-in: EDYS'nin içerisine dosya almak.

Doküman: Evrak, mektup gibi bilgilerin kağıt formunda veya not, fotoğraf, rapor, faks nesnesi, resim, elektronik dosya gibi yapısal olan ya da olmayan formlarda olabilir ki; bu formların hepsi de birer medya olan varlıklardır (entity). Dokümanların üzerinde değişiklik yapılmasına erişim yetkileri doğrultusunda izin verilir.

Belge: Dokümandan farkı, değiştirilmesine izin verilmemesidir.

Evrak: Kamu, Özel Kurum ve kuruluşları arasında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişim kurmak için yazılan resmi yazı, belge ve elektronik belgedir.

Elektronik İmza Kanunu: 15.01.2004 tarihinde kabul edilen ve elektronik imzanın hukuki ve teknik yönleri ile kullanımına ilişkin esaslarını düzenleyen 5070 sayılı Kanun'dur.

EDYS Sözlüğü: EDYS içerisinde kullanılan kelime ve kavramların anlam bütünlüğünü sağlamak amacı ile kullanılacak sözlüktür.

Birlikte Çalışabilirlik Rehberi: Başbakanlık tarafından hazırlanan ve birlikte çalışabilirlik esaslarını düzenleyen rehberdir.

Standart Dosya Planı: 25.03.2005 tarih ve 25766 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak, yürürlüğe konulan 2005/7 sayılı "Standart Dosya Planı" konulu Başbakanlık Genelgesidir.

Haberleşme Kod Sistemi: Kamu kurum ve kuruluşlarında evrakın geldiği ve gittiği yerin belirlenmesini sağlamaya yönelik olarak Başbakanlık tarafından hazırlanan 13.08.1991 tarih ve 1991/17 sayılı genelgedir.

TS 13298 standardı: 16.07.2008 tarih ve 26938 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Başbakanlık genelgesinde belirtilmiş olan TS 13298 sayılı Elektronik Belge Yönetimi Standardı'dır.

Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli (v.2.0): e-Türkiye Projesi kapsamında ülkemizde yürütülen çalışmalar neticesinde, "2005/5 sayılı Yüksek Planlama Kurulu Kararı ve Eki e-Dönüşüm Türkiye Projesi Eylem Planı"nın 37. eyleminde, elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacakları usul ve esaslar ile kurumlarda oluşturulacak elektronik kayıt sistemlerinin birbirleriyle uyumlu işlemesi ve etkin bir şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartların belirleyen Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü proje ekibi tarafından hazırlanan modeldir.

Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik: Elektronik Belge ve Elektronik İmza tanımları ile resmi yazışmalarda Bilişim Sistemlerinin kullanımına ilişkin düzenlemelerin yer aldığı, 03.12.2004 tarihli, 25659 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Yönetmeliktir.

Birlikte Çalışabilirlik: Yazılımların, sistemlerin, cihazların veya iş süreçlerinin, belli bir ortak işi gerçekleştirmek amacıyla birlikte çalışabilme; yani iki ya da daha çok sayıda sistem veya unsurun bilgi alışverişi yapabilme, bilgiyi kullanabilme, iletişim kurabilme, program çalıştırabilme ve veri aktarımı yapabilme yeteneğidir.

Kamu Kurumları İnternet Sitesi Kılavuzu: 27 Ocak 2007 tarihinde 2007/4 numara ile 26416 sayılı Resmi gazetede yayınlanan genelgede, e-Dönüşüm Türkiye Projesi çalışmaları kapsamında 2003/48 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulan kamu kurum ve kuruluşlarının İnternet sitelerinde asgari düzeyde içerik ve tasarım uyumunun sağlanmasına yönelik olarak hazırlanmıştır.

ISO/IEC 27001: Bilişim Teknolojilerinde Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi'ni (BGYS) kurmak, geliştirmek, işletmek, izlemek, gözden geçirmek, sürdürmek ve iyileştirmek için bir model oluşturmak amacıyla hazırlanan bilgi güvenlik yönetim standardıdır.

ISO-15489 Belge Yönetimi Standardı: Özel sektör ve kamu sektöründeki iç ve dış kullanıcılar tarafından üretilen belgelerin yönetilmesine rehberlik edecek bilgileri içeren standartdır.

ISO/IEC 11179 Bilgi Teknolojisi Veri Elemanlarının Özellikleri ve Standardizasyonu: Veri elemanlarının niteliklerinin, uygulama sistemleri, veri tabanları, veri değişim mesajları vb. içindeki kullanımdan bağımsız olarak, temel niteliklerinin bir kümesi ile sınırlandırıldığı; veri elemanı sözlüklerinin tarifi, özelliği ve kapsamı ile, uygulama esaslı veri modellerinin, veri tabanları ve veri değişimine ait mesaj tiplerinin tasarım ve özelliklerininin kapsandığı standartdır.

ISO/IEC 26300:2006 Information Technology - Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.0: ISO/IEC 26300:2006, ofis uygulamaları ve uygulama semantikleri için XML şeması tanımlayan bir standarttır.

ISO/IEC 29500:2008 Information technology - Document description and processing languages - Office Open XML File Formats: Temeller ve İşaretleme Dili Referansı (Fundamentals and Markup Language Reference), Açık Paketleme Düzenlemeleri (Open Packaging Conventions), İşaretleme Uyumluluğu ve Genişletilebilirliği (Markup Compatibility and Extensibility) ve Taşınma Özellikleri (Transitional Migration Features) olmak üzere dört bölümden oluşan standarttır.

EDYS projesi kurumsal olarak aşağıdaki özelliklere sahiptir:

• Lokasyon desteği
• Paraf ve onay işlemleri
• Vekalet işlemleri
• Versiyon takibi
• Standart dosya planı
• TS13298 Türk Standardı

EDYS Projesi aşağıdaki alt modüllerden oluşmaktadır:

• Doküman/Evrak Yönetimi
• Kullanıcı Yönetimi
• Doküman Raporlama Yönetimi
• Dokümantasyon ve Yardım
• İş Akışları Yönetimi
• Şablon/Form Akışı ve Form Yönetimi
• e-Devlet Uygulamaları (e-İmza)
• Tarama ve Faks Yazılımları ile Entegrasyonu
• Arşiv Yönetimi
• Güvenlik ve Gizlilik Yönetimi

Şimdi de bu modülleri kısaca inceleyelim:

Doküman/Evrak Yönetimi Modülü;

Evrak Modülü;

• ODTÜ tarafından gerçekleştirilen tüm resmi yazışmaların yapıldığı modüldür. Kağıt ortamda gelerek kayda alınan veya yeni bir yazışma olarak EDYS içinden üretilen tüm evraklar; ilgili birimlere sevk edilebilmekte, depolanabilmekte, arama özelliği ile bulunabilmekte ve raporlanabilmektedir.
• EDYS içinde dokümanlar kurumsal ve standart dosya planlarına uygun olarak arşivlenmekte ve tanımlanmış olan metadatalar üzerinden veya tam-metin arama ile gelişmiş arama yapılarak bilgiye hızlı ve etkin bir erişim sağlanmaktadır. Dokümanlar şifreli olarak doküman ambarında saklanabilmekte ve belgelere sadece yetkiler dahilinde erişilebilmektedir.
• Evrak akışları iş akış tasarım aracı ile elektronik ortama aktarılmakta ve iş akışlarında bir sonraki sevk adımını belirleyen şartlar dinamik olarak tanımlanabilmektedir.
• Farklı evrak türlerinin kendilerine özgü veriler ile arşivlenebilmesi ve sorgulanabilmesi sağlanmaktadır.
• Evrak hazırlama aşamasında yazışma metni, MS Office ve OpenOffice.org destekli, kullanımı kolay dahili metin editörü ile formatlı bir şekilde oluşturulabilir. Hazırlanan yazışma taslağı, gerekli onayların alınması için; tanımlanan iş akışına göre otomatik olarak ilgili makam veya personele gönderilir. Onay aşamasında, yazışma metni üzerinde yapılan her türlü değişiklik, yeni bir versiyon olarak sistemde saklanır ve yapılan değişikliklerin izlenebilmesi sağlanır.
• Sevkin her aşamasında, sevk geçmişi detaylı ve grafiksel olarak görüntülenebilmektedir. Evrak; onay işlemleri tamamlandıktan sonra, evrak sayı havuzundan tekil bir sayı alır ve tanımlı çıktı şablonu kullanılarak çıkışa hazır bir evrak haline dönüştürülür.

Doküman Modülü;

• Veri, resim, ses, video vb. formatlarındaki tüm dokümanların, her kullanıcı için; kendi belirlediği özel klasörlerde tutulmak üzere, sisteme aktarılarak güvenli bir şekilde saklandığı modüldür.
• Tüm dokümanlar sistemde tutulduğundan, kullanıcı bilgisayarlarında herhangi bir dosya saklanmasına gerek kalmamaktadır. İhtiyaç halinde dokümanlar diğer kullanıcılar ile sistem üzerinden paylaşılabilmekte ve iş akışına dahil edilebilmektedir.
• MS Office ve OpenOffice.org destekli dahili editör kullanılarak yazışmalar yapılabilmektedir. Yazılara ait ek belgeler de eklenebilmektedir. Her evrak için versiyon takibi yapabilmekte ve versiyonlar arasındaki farklar kontrol edilebilmektedir.

Arşiv Modülü;
Arşiv stratejileri kapsamında, zaman aşımına uğramış veya güncelliğini yitirmiş dokümanların ayıklanarak; güncel evraklardan ayrı olarak yönetildiği modüldür.

Form Modülü;
Yazışmalarda ve ekran tasarımlarında kullanılacak tüm formların, şablonların ve raporların dinamik olarak tanımlandığı ve sisteme eklendiği modüldür.

Duyuru Modülü;
Kullanıcıları çeşitli konularda bilgilendirmek ve/veya uyarmak amacıyla kullanılan modüldür. Bir duyuru yapıldığı andan itibaren geçerliliği bitene kadar kullanıcı ekranında listelenir. Duyurular, önem ve önceliklerine göre farklı renkle vurgulanarak ve üst sırada görüntülenerek kullanıcının dikkati çekilir.

Mesaj Modülü;
Uygulama içinde kullanıcıların birbirleri ile haberleşmesini ve bilgi paylaşımını sağlayan modüldür. Uygulama tarafından gönderilen sistem mesajları da yine bu modülden takip edilebilmektedir.

İş Akış Modülü;
Resmi evrakların ve diğer dokümanların ODTÜ içinde izleyecekleri sevk adımlarının görsel olarak tasarlandığı modüldür. Bu modül aracılığı ile:

• Standart iş akışları oluşturulabilmekte,
• Onay ve red aşamaları tanımlanabilmekte,
• Akışlar aktif/pasif hale getirilebilmekte,
• Aktif akış için yeni versiyonlar üretilebilmekte,
• Akış adımlarına görev atanabilmektedir.

Yönetim Modülü;
Uygulamanın çalışması için gerekli tüm parametre ve bilgilerin tanımlandığı ve yetkilendirme işlemlerinin gerçekleştirildiği modüldür. Uygulamanın dinamik altyapısının çalışmasını sağlamaktadır.

EDYS UYGULAMASININ TEKNİK ÖZELLİKLERİ

EDYS uygulaması web tabanlı bir uygulama olup, 3 katmanlı mimaride geliştirilmiş ve Java Servlet/JSP/JSF teknolojileri kullanılarak kodlanmıştır. Veritabanı erişimi için Hibernate teknolojisi kullanılmaktadır.

2010 yılının Mayıs ayında yapılacak tanıtım sunularından sonra "Boya Badana Tadilat" formu ve "Taşıt İsteme" formunun devreye alınması ile pilot uygulamanın başlatılması planlanmıştır.

Bahar Şengün