ODTÜ Bütünleşik Bilgi Sistemi Projesi (BBS) ile bilgiye güvenli ve hızlı ulaşılması, tekrarlı veri girişinin engellenmesi ve kurum süreçlerini desteklemek üzere bilişim sistemlerinin birlikte çalışmasının sağlanması amaçlanmıştır. Bu proje kapsamında oluşturulan alt sistemlerden Süreç Yönetim Alt Sistemi; ODTÜ'nün Üniversite Süreç Haritası'nda (ÜSH) yer alan, akademik ve idari birimler ile bunlara bağlı olan bütün alt birimleri kesip geçen uçtan uca iş süreçlerinin, kurumsallaşmış olgunluk düzeyinde hayata geçirilmesi ve görünür kılınmasını hedeflemektedir. Bu kapsamda ODTÜ'deki birimlerin kendi birimleriyle sınırlı kalan süreçleri/iş akışları yerine üniversitenin birden çok birimi kesip geçen "uçtan uca" süreçleri tanımlanacaktır.

Bu yaklaşım Üniversite'ye birime ya da kişiye bağlı işleyişten açıkça tanımlanmış (saydam), "karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilebilen" kurumsal süreçlere geçişi sağlayacaktır.

Aynı kurallara tabii birimlerden herhangi birindeki iyi uygulamanın sürecin parçası haline getirilerek diğerlerine de yaygınlaştırılması sağlanabilecek, bunun sonucunda iyi uygulamaların kurumsallaşabilmesine olanak sağlanacaktır. Jenerik-standart-tanımlı süreçler yoluyla "benzer" amaçlara hizmet eden ya da "türdeş" süreçler arasında yatayda yeniden kullanım olanağı elde edilebilecektir. Örneğin , "Standart Proje Yönetim Süreci" hem kurumsal projelerde hem de araştırma projeleri yönetiminde ortak kullanılabilecek şekilde tanımlanacaktır.

Jenerik-standart-tanımlı süreçler yoluyla aynı zamanda, kurum hiyerarşisinden bağımsız, dikeyde yeniden kullanım sağlanabilecektir. Örneğin, araştırma projeleri portföyü yönetimi süreci tanımlandığında "rektörlük", "enstitü" ve "fakülte" ve "araştırma uygulama merkezleri" düzeyinde bu süreç yeniden kullanılabilecektir.

ODTÜ'nün stratejik hedefleri doğrultusunda iş süreçlerinin, bütünleşik bir şekilde geliştirilmesi ve hayata geçirilmesi planlanmaktadır. ODTÜ Ana Süreçleri Cobit^[1] ve ITIL^[2] çerçeveleri dogrultusunda incelenmiş ve bir çalışma planı oluşturulmuştur. Yapılan bu çalışmanın sonucunda üniversite bünyesindeki iş süreçleri çıkarılmış, CMMI'a^[3] göre belirtilen olgunluk seviyelerinde bulunulan nokta tespit edilmiş, ulaşılmak istenen hedefler belirlenmiş ve fark analizi çalışması gerçekleştirilmiştir. Yapılan fark analizini takiben, üniversite iş süreçlerinde önceliklendirme yapılmıştır. Bu çalışmaların sonucunda öncelikle 4 süreç alanı ve bunların altyapısını oluşturan kurumsal yönetim ve destek süreçleri alanı belirlenmiştir. ODTÜ süreç haritasında toplamda 5 süreç alanı altında 22 süreç grubu ve 83 iş süreci tanımlanmıştır. Belirlenen üniversite iş süreçleri süreç olgunluk analiz sonuçları, süreç otomasyon düzeylerine dair tespitler, üniversite yönetiminin stratejik hedefleri ile uyumluluk, odak gruplarının ve üniversite birimlerinin beklentileri göz önünde bulundurularak şu şekilde önceliklendirilmiştir:

• Araştırma Süreçleri
• Kurumsal Yönetim ve Destek Süreçleri
• Destek Hizmetleri Süreçleri
• Eğitim / Öğretim Süreçleri
• Uygulama / Hizmet Süreçleri

Üniversite süreç yönetim çerçevesinin etkin ve verimli bir şekilde yönetilmesi amacıyla bir dizi varlık, kaynak ve uygulama tanımlanması planlanmıştır. Bunlardan Süreç Varlıkları Kütüphanesi (SVK) olarak ifade edilen kısım süreç varlıkları ontolojisinin, üniversite için değer üretiyor olmasıyla özelleşmiş olan bir alt kümesidir. Süreç Varlıkları Kütüphanesi'nin biçimi süreç varlıkları deposu ve Dublin Core metaveri standardına uygun biçimde çıkarılan metaveri kümesi ile tanımlanmaktadır^[4]. Süreç Yönetim Uygulaması (SYU) ise geliştirilen süreç modellerinin yürütüleceği ortamı ifade etmektedir. SYU ile üniversite süreçlerinin tanımlanması, yaşam çevrimi yönetiminin gerçekleştirilmesi planlanmaktadır. Süreç Yönetim Yönergesi süreç yönetimi kurumsal mevzuatını, süreç yönetimine ilişkin yönergeyi, standartları ve rehberleri içermektedir. Henüz Taslak v0.1 olarak hazırlanmıştır.

Süreç Yönetimi kapsamında iş süreçlerinin modellemesi iki düzeyde gerçekleştirilecektir.

Tanımsal Modelleme iş süreci sahiplerinin koordinasyonunda yapılması beklenen en üst düzey modellemedir. Tanımsal modellemenin amacı, sürecin ve süreçle ilgili temel bilgilerin kurum çapında bilinmesini, paylaşılmasını ve görünürlüğünü sağlamaktır. ÜSH'deki jenerik süreçlerden türetilecek standart süreçlerin tanımsal modellemesinin, BBS Süreç Yönetimi Yönergesi'nde tanımlanan ilke, kural ve yöntem uyarınca Standart Süreç Tanımlama Formu kullanılarak ve Süreç Tanımlama Formu Doldurma Rehberi'nde belirtilen biçim ve kapsamda gerçekleştirilmesi öngörülmüştür.

Süreç Tanımlama aşamasında öncelik sırasına göre işleme alınacak olan jenerik alt sürecin sahibi olarak belirlenen birimin yöneticisi ile iletişime geçilir ve tanımlama süreci başlatılır. Tanımsal modelleme için birimler arası yapılanma ihtiyaçları değerlendirilir. Tanımsal modelleme için planlama faaliyetleri gerçekleştirilerek modelleme yapılır. Tanımsal modellemesi yapılan sürecin performansının izlenmesi ve geliştirilmesi için gereken noktaların tespit edilmesi amacıyla kontrol kriterleri ve uygulanacak metodlar tanımlanır. Modellenen süreç, bir süreç varlığı olarak, Süreç Varlıkları Kütüphanesi'ne ilgili biçim, yapı ve üst verileri tanımlanarak eklenir.

Analitik Modelleme ise Sistem analistleri (çözümleyici) tarafından, iş süreci analistleri ile birlikte, ilgili iş sürecinin tanımsal modeli girdi alınarak yapılacak ikinci düzey (teknik) modellemedir. Sürecin derinlemesine analizini ve otomasyona alınmasını sağlayacak tüm ayrıntıları içerir. BBS kapsamında iş süreçlerinin analitik modellemesinin, gösterim dilinin (notasyonunun) tüm kurallarını sağlayacak şekilde İş Süreci Model ve Gösterimi (BPMN v2.0) ile gerçekleştirilmesine karar verilmiştir^[5].

Süreç Yönetim çalışmaları BİDB öncülüğünde yürütülmekte olup, belli bir plan dahilinde üniversitenin hizmetine sunulması hedeflenmektedir.

Kaynakça:
[1] ITGI 2007, IT Governance Institute. "COBIT 4.1", 2007.
[2] Office of Government Commerce (OGC), "ITIL Core Books, Service Design", TSO, UK , 2007.
[3] ISO/IEC 15504'e, CMMI'a ve BPMM'e göre belirlenen olgunluk düzeyi (3. seviye) kastedilmektedir.
[4] "Dublin Core Metadata Element Set, Version 1.1: Reference Description." (2003): http://dublincore.org/documents/2003/06/02/dces/
[5] OMG. "BPMN 2.0". Alıntılanma: 29.03.2011.

Özge Alaçam, Derya Kasacı, Önder Çağlar, Rabia Karataş, Deniz İren, Evrim Akman, Yasemin Yalçın, Bahar Şengün